Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de Aardbeiendag.

Verwerking van persoonsgegevens door de Aardbeiendag

De Aardbeiendag is een samenwerking van BVB Substrates, Delphy en ZLTO.

Waarborgen van privacy en vertrouwelijkheid van informatie

Voor de samenwerkende partijen is het waarborgen van de privacy en de vertrouwelijkheid van informatie essentieel. De samenwerkende partijen spannen zich in om de bescherming en het correcte gebruik van uw persoonsgegevens, zoals uw naam, adres en rekeningnummer, te waarborgen. In deze privacyverklaring kunt u lezen op welke wijze de samenwerkende partijen uw persoonsgegevens verwerkt en beschermt.

Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens

Indien u gebruik wilt maken van de diensten van de Aardbeiendag, is het noodzakelijk dat bepaalde persoonsgegevens van u worden verwerkt. Denk hierbij aan de gegevens die noodzakelijk zijn om de lidmaatschapsovereenkomst en de ledenadministratie uit te voeren.

Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden door de samenwerkende partijen verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • het uitvoeren van de diensten;
  • het opstellen en uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en);
  • het uitvoeren van transacties en het versturen van facturen;
  • het voeren van administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
  • om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen;
  • voor statistisch onderzoek in het kader van de taken en doelen van de Aardbeiendag (zoals belangenbehartiging van de leden);
  • om u te kunnen informeren over de activiteiten van de Aardbeiendag;
  • voor het verbeteren van de dienstverlening van de Aardbeiendag;
  • voor het naleven van wettelijke en statutaire verplichtingen, alsmede verplichtingen voortvloeiend uit reglementen;
  • voor eventuele geschilbeslechting;
  • eventuele andere doeleinden zoals specifiek omschreven bij het verzamelen van de persoonsgegevens.

Categorieën persoonsgegevens

Als persoonsgegevens gelden gegevens die gebruikt kunnen worden om uw identiteit te achterhalen of die anderszins tot u te herleiden zijn. De persoonsgegevens die de samenwerkende partijen van u verwerkt, hebben te maken met bovengenoemde doeleinden. U kunt in dat kader denken aan uw contactgegevens (naw-gegevens), uw lidmaatschapsgegevens (lidnummer, lidmaatschapshistorie, contributiehistorie, etc.) en gegevens over uw bedrijf.

Grondslag voor gegevensverwerking

De samenwerkende partijen verwerken uw persoonsgegevens met name ter uitvoering van de overeenkomst, of op grond van een wettelijke verplichting. In mindere mate worden persoonsgegevens verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang van de samenwerkende partijen, of op basis van verkregen toestemming van de betrokkene.

  • Overeenkomst: Voor het verlenen van de diensten wordt een overeenkomst opgesteld tussen het lid en/of de klant en de samenwerkende partijen. Om deze overeenkomst goed uit te kunnen voeren, is de verwerking van bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk.
  • Wettelijke plicht: de samenwerkende partijen verwerkt tevens uw persoonsgegevens indien dit nodig is ter voldoening aan wettelijke verplichting die op de samenwerkende partijen rust.
  • Gerechtvaardigd belang: Indien de samenwerkende partijen een zwaarder gerechtvaardigd belang heeft dan uw privacybelang, zijn de samenwerkende partijen gerechtigd uw persoonsgegevens in die situatie te verwerken.
  • Toestemming: Als de samenwerkende partijen persoonsgegevens willen verwerken, maar deze verwerking valt niet onder een van bovengenoemde grondslagen, zullen de samenwerkende partijen uw toestemming vragen voordat de samenwerkende partijen de persoonsgegevens gaan verwerken.

Delen en doorgifte van persoonsgegevens

De samenwerkende partijen kunnen uw persoonsgegevens delen met organisaties die worden ingeschakeld bij de uitvoering van de overeenkomst. Deze ingeschakelde organisaties krijgen slechts toegang tot de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun taak.

De samenwerkende partijen maken gebruik van softwareprogramma’s om de werkzaamheden goed uit te kunnen voeren. De leveranciers van deze softwareprogramma’s hebben toegang tot persoonsgegevens. Om de rechtmatige verwerking door deze leveranciers te kunnen waarborgen, hebben de samenwerkende partijen verwerkersovereenkomsten afgesloten met deze leveranciers.

De samenwerkende partijen verkopen geen persoonsgegevens aan derden. Ook zullen de samenwerkende partijen geen persoonsgegevens die u haar verstrekt aan derden doorgeven ten behoeve van hun direct marketing of andere doeleinden.

Het voorgaande is alleen anders wanneer:

  • u uw voorafgaande toestemming heeft gegeven voor de betreffende verstrekking; of
  • de samenwerkende partijen wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken.

De samenwerkende partijen hebben als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Als uw persoonsgegevens worden verwerkt door een partij gevestigd buiten de EU, garanderen de samenwerkende partijen dat deze partij een passend beschermingsniveau biedt.

Bewaartermijn

De samenwerkende partijen waarborgen dat uw persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan nodig is in het kader van de dienstverlening, tenzij het bewaren van uw persoonsgegevens noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht.

Beveiliging en integriteit van gegevens

De samenwerkende partijen hebben een beveiligingsbeleid opgesteld en maatregelen geïmplementeerd ter bescherming van persoonsgegevens tegen ongeautoriseerd verlies, misbruik, wijziging of vernietiging en tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De toegang tot uw persoonsgegevens zal strikt worden beperkt tot degenen die namens de samenwerkende partijen betrokken zijn bij de verlening van diensten aan u of die anderszins binnen de kaders van de privacywetgeving daartoe geautoriseerd zijn. De individuen die toegang hebben tot de persoonsgegevens zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van dergelijke informatie te handhaven.

Rechten van de betrokkene

Op grond van de AVG heeft u als betrokkene verschillende rechten. De samenwerkende partijen vinden het belangrijk dat u deze rechten kunt uitoefenen. U kunt een beroep doen op een van onderstaande rechten door een e-mail te sturen, uw verzoek telefonisch te doen of een verzoek te doen aan de balie op ons kantoor. U heeft de volgende rechten:

  • Recht van inzage: u heeft het recht om inzage te verkrijgen in de door de samenwerkende partijen over u verwerkte persoonsgegevens;
  • Recht op rectificatie: u heeft het recht op rectificatie van u betreffende onjuiste persoonsgegevens;
  • Recht op gegevenswissing: u heeft het recht op wissing van u betreffende persoonsgegevens indien de samenwerkende partijen deze niet langer nodig hebben voor het doel waarvoor ze werden verwerkt;
  • Recht op beperking van de verwerking: indien de juistheid van de verwerkte persoonsgegevens wordt betwist, de verwerking onrechtmatig is, de samenwerkende partijen de persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden of u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, heeft u recht op beperking van de verwerking. Dat wil zeggen dat de persoonsgegevens dan (tijdelijk) niet verwerkt of gewijzigd mogen worden;
  • Recht op overdraagbaarheid van de gegevens: u kunt verzoeken om alle u betreffende persoonsgegevens door de samenwerkende partijen over te laten dragen aan een andere organisatie;
  • Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de samenwerkende partijen. Bij een dergelijk verzoek zullen de samenwerkende partijen de verwerking van de persoonsgegevens staken, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan uw belangen;
  • Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde verwerking: u heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden, zoals bijvoorbeeld profilering.

De samenwerkende partijen zullen uw verzoek in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen de samenwerkende partijen u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie maanden.

De samenwerkende partijen kunnen bij alle verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde partij worden verstrekt of ten onrechte wijzigingen worden aangebracht in uw persoonsgegevens. Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken de samenwerkende partijen u dan ook op voorhand een kopie van uw identiteitsbewijs mee te zenden.

De samenwerkende partijen wijzen u er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat de samenwerkende partijen aan een bepaald verzoek geen gehoor kan geven. De samenwerkende partijen zullen ieder verzoek steeds zorgvuldig beoordelen. Mochten de samenwerkende partijen aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen de samenwerkende partijen dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken.

Wijzigingen

De samenwerkende partijen behouden zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Het verdient aanbeveling om dit Privacy Statement geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Klachten

Indien u een klacht heeft over de werkwijze van de samenwerkende partijen, kunt u dit melden bij de samenwerkende partijen zelf, of u kunt een klacht indien bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons